Cum îți alegi asistentul virtual potrivit?
Înainte de a-ți oferi răspunsul la această întrebare, haide să vedem dacă ai nevoie de un asistent virtual. Dacă ai sarcini pe care le amâni constant sau dacă simți că nu ai niciodată suficient timp pentru a te ocupa de toate problemele, profesionale sau personale, atunci cu siguranță un asistent virtual te va ajuta.
Și acum vine întrebarea cum să îți alegi asistentul virtual potrivit?
Criteriile unanim acceptate pentru această selecție ne indică următoarele competențe esențiale:
Specificul poziției de asistent virtual, fie că este vorba de asistent manager (executive assistant), asistent personal (personal assistant) sau asistent administrativ (office assistant), presupune abilități excepționale de comunicare. Acestea se dovedesc foarte utile în gestionarea parteneriatelor și în adaptarea la orice situație nou ivită. Asistentul virtual trebuie să transmită informația importantă corect și la timp. În munca sa, acesta menține legătura cu multe persoane sau companii, iar capacitatea de a reține și disemina informația este esențială.
O mare parte din activitatea unui virtual assistant presupune relaționarea cu alte persoane, de la managerul direct (care ești tu) la parteneri, furnizori, colegi sau chiar prietenii și familia ta. Este important ca acesta să poată interacționa facil și într-o manieră plăcută, pentru a te sprijini cu ușurință în diverse situații.
Unul dintre motivele principale pentru care alegi să lucrezi cu o asistentă virtuală este tocmai lipsa timpului de a face tot ce ai pe to-do list-ul zilnic. Așa încât, te aștepți ca asistenta ta să se organizeze și să își împartă inteligent timpul între diversele activități, astfel încât să facă față cu succes și eficient volumului de muncă. Asistenta virtuală este responsabilă nu doar de timpul ei, ci trebuie să gestioneze și timpul tău, pentru ca tu să poți duce la bun sfârșit sarcinile importante pentru tine și de care numai tu te poți ocupa, fie că este vorba despre business-ul tău, despre echipa ta sau despre tine însuți.
Când ne gândim la o asistentă personală, ne imaginăm un birou curat, organizat, agende, post it-uri care să amintească diverse, pixuri așezate în ordine, toate indicând o persoană cu o minte la fel de organizată ca biroul pe care îl folosește. Și nu greșim, abilitățile de organizare ale unei asistente virtuale sunt esențiale. Organizarea trebuie să fie a doua ei natură, trebuie să dețină secretul sistemelor de arhivare perfecte, să iubească bazele de date și să creeze, proactiv, șabloane de email-uri pentru diferite situații. Tot abilitățile organizatorice îi vor permite asistentei virtuale să se adapteze rapid schimbărilor de program și de priorități.
Dacă stăm să ne gândim puțin la ce ar putea să facă o asistentă personală pentru noi, vom constata că lista sarcinilor este nesfârșită: de la o rezervare la restaurant pentru un prânz de afaceri la un email de răspuns către un partener sau coleg, de la un follow-up pentru un subiect rămas deschis la comanda unui cadou pentru ziua de naștere a cuiva, de la programarea în agendă a unei întâlniri la emiterea și trimiterea unei facturi către un client… și lista poate continua pe multe alte rânduri.
Asistenta noastră virtuală ne oferă sprijin administrativ, este organizatorul nostru de program, memoria noastră, răspunde la emailuri sau telefoane pentru noi, armonizează programul nostru cu cel al persoanelor cu care trebuie să ne întâlnim sau să vorbim. Și de multe ori toate acestea în același timp. De aici, nevoia de a stăpâni situații, priorități, sarcini administrative concomitent.
Un zero adăugat sau omis într-un raport poate uneori însemna un dezastru. Să indici de fiecare dată că trandafirii pentru soția ta trebuie să fie albi poate deveni obositor sau frustrant. O temperatură de 0º C, dar care se simte ca -10º C, poate face diferența atunci când îți pregătești bagajul pentru călătoria de afaceri. Sau hotelul ales în cealaltă parte a orașului față de locația conferinței sigur te va încurca, te va costa timp și bani.
Asistenta virtuală trebuie să fie capabilă să examineze și să planifice totul în cele mai mici detalii. Și chiar să îți ofere opțiuni la care nici tu nu te-ai gândit.
Dacă ai un asistent virtual a cărui singură menire la muncă este să te ajute, atunci te aștepți ca prioritățile tale să fie și prioritățile lui. Și mai mult decât atât, te aștepți să fie capabil să îți prioritizeze prioritățile. Pentru că, de multe ori, simți că tot ce ai pe listă este urgent. Iar dacă nu chiar tot, atunci ceea ce rămâne este foarte urgent! Asistentul virtual te poate menține organizat, informat și punctual. Valoarea sa adăugată devine și mai vizibilă atunci când identifică sistemul potrivit atât pentru tine cât și pentru el, cu care să atingă obiectivele amintite mai sus.
Uitându-ne mai sus, nu pare prea simplu să îți alegi asistentul virtual potrivit. Și am amintit aici criteriile de soft skills. Pentru că mai există și partea de experiență și de ce știe să facă: limbi străine, Excel, PhotoShop, social media management, prezentări etc. Poți intra într-un lung proces de recrutare, cu CV-uri, interviuri, birocrația angajării, perioadă de probă. Și de la capăt. Sau poți alege varianta Office Sky, în care tai toată partea de mai sus și începi să lucrezi cu asistenta virtuală potrivită pentru tine.
În termeni de costuri, reduci toată cheltuiala cu întregul proces de recrutare, nu plătești pentru zile libere sau concedii și nici pentru orele petrecute la discuții cu colegii, cu o ceașcă de cafea în mână. Plătești doar timpul efectiv pe care asistenta virtuală îl petrece muncind pentru tine.
Află cum să alegi asistentul virtual potrivit pentru afacerea ta! Acest ghid prezintă criteriile de selecție, inclusiv prețul, utilitatea și funcționalitățile.
RO